Hysbysiad Preifatrwydd

 

  1. Pwy ydym ni

Mae Prosiect Mentora Myfyrwyr Ieithoedd Tramor Modern (Mentora ITM) yn cael ei gynnal gan Brifysgol Caerdydd ar ran Llywodraeth Cymru. Prifysgol Caerdydd yw’r prif gorff a fydd yn casglu, storio, prosesu, cynnal, glanhau a chadw data personol gan gynnwys data y’u diffinnir yn ddata sensitif.  Prifysgol Caerdydd bydd rheolwr data eich data personol chi.   

Mae ein prifysgolion partner yn cynnwys Prifysgol Aberystwyth, Prifysgol Bangor, Prifysgol Caerdydd, Prifysgol Metropolitan Caerdydd, Prifysgol Abertawe, Prifysgol De Cymru, Coleg Brenhinol Cerdd a Drama Cymru, Prifysgol Rhydychen, Prifysgol Cymru Y Drindod Dewi Sant,  a Prifysgol Glyndŵr Wrecsam. Mae ein partneriaid consortia’n cynnwys Consortiwm Canolbarth y De (CCD), GwE, Gwasanaeth Cyflawni Addysg De Ddwyrain Cymru (CGA), Partneriaeth a Tyfu Canolbarth Cymru. 

Nod y rhaglenni Mentora ITM yw cynyddu niferoedd dysgwyr sy’n dewis Iaith Rhyngwladol ar gyfer TGAU. Rydyn ni’n gwneud hwn trwy ddarparu gwasanaeth mentora.   

Yn yr hysbysiad yma, mae ‘rhaglenni’ yn cyfeirio at raglenni Mentora ITM, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i, Mentora Blynyddoedd 8/9, Gweithdai Cysylltu Ieithoedd a Phrosiect Mentora Caru Darllen.  

Mae’r ddogfen ganlynol yn esbonio sut rydyn ni (Mentora ITM) yn casglu data, sut caiff y data eu prosesu, a’r camau rydyn ni’n eu cymryd i ddiogelu’r data. 

  1. Sut byddwn yn defnyddio eich data

Rydym yn derbyn eich data personol am eich bod yn ymwneud â Mentora ITM. Rydym yn casglu data am gyfranogwyr i helpu’r prosiect i redeg yn esmwyth ac i gynnal ymchwil i’r sector dysgu iaith. Nid yw ein gwaith dadansoddi’n ymwneud ag unrhyw berson penodol ac felly ni fyddwch yn cael eich adnabod fel unigolyn. Bydd yr holl ddata’n ddienw mewn unrhyw adroddiadau neu allbynnau ymchwil.  

 

  1. Natur eich data personol y byddwn yn ei ddefnyddio

Gall categorïau eich data personol y byddwn yn eu defnyddio ar gyfer y prosiect hwn gynnwys y canlynol, yn dibynnu ar natur eich rhan yn y prosiect. Os yw eich data’n cael eu casglu, cewch wybod ymlaen llaw er mwyn i chi allu cydsynio.  

 

Myfyrwyr y Brifysgol: 

Rhaid i unrhyw fyfyrwyr o’n prifysgolion partner sydd eisiau gwneud cais i fod yn rhan o’r prosiect rannu’r gwybodaeth bersonol ganlynol yn ystod eu hymgysylltiad â’r prosiect:   

  • Enw llawn 
  • Rhywedd  
  • Dyddiad geni 
  • Cenedligrwydd 
  • Anabledd 
  • Cyfeiriad e-bost 
  • Rhif ffôn  
  • Cyfeiriad post 
  • Prifysgol  
  • Rhaglen radd 
  • Blwyddyn astudio 

 

Athrawon: 

Rhaid i athrawon ysgol gynradd neu uwchradd Gymraeg sydd eisiau gwneud cais i fod yn rhan o’r prosiect, rannu’r gwybodaeth bersonol ganlynol gyda’r prosiect:   

  • Enw llawn 
  • Rhywedd  
  • Cyfeiriad e-bost 
  • Rhif ffôn  
  • Ysgol  
  • Teitl swydd 

 

 

 

Rhieni/Rhai sy’n rhoi gofal: 

Rhaid i rieni rhannu eu henwau llawn wrth roi caniatâd i’w plentyn gymryd rhan yn y prosiect.   

  • Enw llawn 

 

Dysgwyr Ysgol Uwchradd: 

Rhaid i ddysgwyr rannu’r gwybodaeth bersonol ganlynol wrth ymgysylltu â’r prosiect. Mae croeso iddyn nhw roi enw anhysbys ar unrhyw adeg yn ystod yr arolwg.   

  • Enw llawn 
  • Rhywedd  
  • Ethnigrwydd  
  • Cyfeiriad e-bost yr ysgol/Hwb 
  • Ysgol  
  • Grŵp blwyddyn 

 

Dysgwyr Ysgol Gynradd: 

  • Enw cyntaf a chyfenw 
  • Rhywedd  
  • Ysgol  
  • Grŵp blwyddyn 

 

  1. Pam mae Mentora ITM yn casglu’r data hyn a pham mae ein defnydd o’ch data personol yn gyfreithlon

Yn fwy na dim, mae Mentora ITM yn casglu data ar unigolion ar gyfer y dibenion canlynol. Er mwyn i’n defnydd o’ch data personol fod yn gyfreithlon, mae angen i ni fodloni un (neu fwy) o’r amodau yn neddfwriaeth diogelu data GDPR a DPA 2018. At ddibenion y prosiect hwn (Mentora ITM) a’r rhaglen mae’n ei darparu, byddwn yn prosesu eich gwybodaeth bersonol ar y seiliau cyfreithiol canlynol: 

 

Math o ddata personol  Diben  Sail Gyfreithiol 
Unrhyw ddata personol sydd wedi’u rhannu â’r prosiect hwn trwy holiaduron/ceisiadau i weithio ar y prosiect sydd wedi’u coladu trwy raglen Qualtrics neu arolygon papur.   At ddibenion monitro sy’n  golygu bod modd i Mentora ITM wneud y canlynol:  

  • Cyflawni prosesau adrodd yn ôl gorfodol i gyrff rheoleiddiol allanol megis Llywodraeth Cymru.   
  • Monitro a gwerthuso effeithiolrwydd y rhaglenni.  
  • Darparu darlun clir o’r gweithgareddau rydyn ni’n eu darparu a’r bobl rydyn ni’n gweithio â nhw.  
  • Cynhyrchu ystadegau, gan gynnwys niferoedd y ceisiadau i ddigwyddiadau a niferoedd y cyfranogwyr a deilliannau’r cyfranogwyr.  

 

 Mae Prifysgol Caerdydd yn sefydliad ar gyfer ymchwil y cyhoedd a gafodd ei sefydlu gan siarter frenhinol i wella gwybodaeth ac addysg trwy ei weithgareddau ymchwil ac addysgu. Yn sgil hynny, caiff data personol eu prosesu ar y sail eu bod yn angenrheidiol i gyflawni ein tasg i’r cyhoedd, ar gyfer dibenion gwaith ymchwil gwyddonol a hanesyddol er budd y cyhoedd. Mae’n ddarostyngedig i brosesau GDPR diogelu y DU Erth.6.1(e) ac Erth. 9.2(j). 
Data personol megis gwybodaeth am anableddau.     Sicrhau iechyd a diogelwch a lles pob cyfranogwr sy’n ymgysylltu â’r prosiect. Cynorthwyo ag anghenion bugeiliol a lles, er enghraifft sicrhau ein bod ni’n effro unrhyw cyflyrau meddygol ac anableddau.  
Data personol megis gwybodaeth am ethnigrwydd.   I ddeall os ydy ethnigrwydd yn effeithio ar agweddau pobl tuag at ddysgu ieithoedd. Mae hyn yn rhoi cymorth i’r prosiect i ddeall yn well y rhwystrau sy’n bodoli mewn perthynas â dysgu ieithoedd.    Mae Prifysgol Caerdydd yn sefydliad ar gyfer ymchwil y cyhoedd a gafodd ei sefydlu gan siarter frenhinol i wella gwybodaeth ac addysg trwy ei weithgareddau ymchwil ac addysgu. Yn sgil hynny, caiff data personol eu prosesu ar y sail eu bod yn angenrheidiol i gyflawni ein tasg i’r cyhoedd, ar gyfer dibenion gwaith ymchwil gwyddonol a hanesyddol er budd y cyhoedd. Mae’n ddarostyngedig i brosesau GDPR diogelu y DU Erth.6.1(e) 

 ac Erth. 9.2(j). 
Manylion banc sy’n cael eu rhannu gan fyfyrwyr trwy Ffurflen Wybodaeth y Talwr (Payee Capture Form) sy’n cael eu coladu gan y tîm.  Er mwyn gweinyddu arian i fyfyrwyr prifysgol sy’n cymryd rhan yn y prosiect, er enghraifft i dalu bwrsariaethau ac ad-daliadau teithio.  

 

 Erth.6 1 (b) “mae prosesu’n hanfodol ar gyfer perfformiad contract y mae perchennog y data’n rhan ohono, neu er mwyn cymryd camau yn sgil ceisiadau am destun y data cyn ymrwymo i gontract”. 
Data personol megis  a enw a chyfeiriad e-bost trwy holiadur Qualtrics neu copi papur o holiadur.   Anfon gwybodaeth berthnasol ac angenrheidiol ynglŷn â gweithgareddau sydd ar y gweill yn ogystal â chyfathrebiadau marchnata.  

 

 Erth 6.1 (a) “mae perchennog y data wedi rhoi caniatâd i’w (d)data gael eu prosesu at un neu ragor o ddibenion penodol”.  
Data Tramgwydd Troseddol myfyrwyr trwy wiriadau manwl y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.  I ddiogelu plant ac unigolion sy’n agored i niwed mewn perthynas â natur y gwaith bydd y myfyrwyr sy’n cymryd rhan y prosiect yn ei wneud.  Mae rhagor o wybodaeth isod.  

Deddf Diogelu Data 2018, c.12 Atodiad 1, Rhan 2, Paragraff 10. Deddf Diogelu Data 2018, c.12 Atodiad 1, Rhan 2, Paragraff 10 “Atal neu ganfod gweithredoedd anghyfreithiol” a Deddf Diogelu Data 2018 c.12, Atodiad 1, Rhan 2 Paragraff 11 “amddiffyn y cyhoedd rhag anonestrwydd”  

 

 

  1. Rhannu eich data personol

Weithiau, bydd angen i ni drefnu bod eich data personol ar gael i sefydliadau eraill. Gallai’r rhain gynnwys partneriaid o dan gontract (yr ydym wedi’u cyflogi i brosesu eich data personol ar ein rhan) a/neu sefydliadau eraill (y mae angen i ni rannu eich data personol â nhw at ddibenion penodol). Pan fydd angen i ni rannu’ch data personol ag eraill, byddwn yn sicrhau bod hyn yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data. Prifysgol Caerdydd yw’r prif gorff a fydd yn prosesu eich data.  

 

Mae ein partneriaid yn cynnwys: 

  • Llywodraeth Cymru (https://llyw.cymru/). Llywodraeth Cymru sy’n ariannu’r prosiect.  
  • Reaching Wider (reachingwider.org). Mae Reaching Wider yn ariannu rhai ysgolion partner i ymgysylltu â’r prosiect. Bydd ysgolion yn gwbl ymwybodol o hyn os ydy hynny’n berthnasol iddyn nhw.   
  • Ondata Research Ltd (http://ondata.org.uk/). Mae’r cwmni yma’n rhoi cymorth gydag elfennau gwerthuso’r prosiect. Pan fydd data’n cael eu rhannu, mae cytundeb rhannu data yn ei le.  
  • Prifysgol a/neu ysgol. Er mwyn rhoi cymorth i fentoriaid a dysgwyr sy’n ymgysylltu â’r prosiect.   
  • Arweinwyr Consortia. Er mwyn rhoi cymorth i athrawon ac ysgolion sy’n ymgysylltu â’r prosiect.    

 

Gwiriadau y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd 

Rhaid i’r holl fyfyrwyr lenwi wiriad manwl y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Mae hyn yn rhan o brosesau’r prosiect cyn ymweld ag ysgolion partner (cynradd neu uwchradd). Mae hawl gan unrhyw unigolyn sydd ddim eisiau llenwi Gwiriad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd wrthod cwblhau’r gwiriad yma. Fodd bynnag, mae hynny’n golygu na fydd modd i’r unigolyn dan sylw gymryd rhan mewn unrhyw rhan o’r rhaglen sy’n cael ei darparu gan Mentora ITM. 

 

Mae’n bosibl y bydd yr wybodaeth sy’n cael ei darparu yn rhan o’r Gwiriad Datgelu a Gwahardd yn cael ei rhannu ag ysgolion sy’n ymgysylltu â’r prosiect, ac o bryd i’w gilydd mi fydd yn bendant yn cael ei rhannu â’r ysgolion hynny. Bydd unigolion yn cael gwybod o flaen llaw ynglŷn ag unrhyw wybodaeth sy’n cael ei rhannu rhwng Mentora ITM ac ysgolion partner.

 

Achrediad 

Os ydych chi’n fentor sy’n cwblhau un neu’r ddwy o’r unedau achredu, bydd y manylion a roddwch hefyd yn cael eu rhannu â’r partneriaid canlynol er mwyn prosesu a dyfarnu eich unedau: 

 

  1. Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich data personol

Fydd Prifysgol Caerdydd ddim yn cadw eich data personol am gyfnod hirach nag sydd angen ar gyfer y diben. Mae’r tabl isod yn nodi gwybodaeth am wybodaeth bersonol sy’n cael ei defnyddio at ddibenion ymchwil.  

Disgrifiad  Cyfnod cadw’r data    Nodiadau 
Cofnodion ymchwil data a data sy’n tarddu o prosiectau ymchwil iechyd sydd ddim yn glinigol nac a gyfer y cyhoedd   Rhaid cadw data am gyfnod o 5 mlynedd o leiaf ar ôl cwblhau’r prosiect* neu ar ôl cyhoeddi unrhyw ganfyddiadau sy’n seiliedig ar y data (pa bynnag un yw’r hwyraf).  

*Diffinnir diwedd prosiect fel cwblhau’r adroddiad sy’n dod â’r prosiect i ben neu gyhoeddi’r erthyglau terfynol.  

 Os daw unrhyw batentau i’r amlwg o’r ymchwil, efallai bydd raid cadw’r data am gyfnod hwy.  

  

  

  

  

 

  1. Diogelwch Data

Mae deddfwriaeth diogelu data’n gofyn ein bod ni’n cadw eich gwybodaeth chi’n ddiogel. Mae hyn yn golygu y bydd eich cyfrinachedd yn cael ei barchu, ac y bydd pob mesur addas yn cael ei gymryd i sicrhau atal mynediad a datgeliad heb awdurdod.  

 

Dim ond aelodau staff sydd angen mynediad i rannau perthnasol o’ch gwybodaeth fydd â’r awdurdod i wneud hynny. Bydd rhaglenni dilysu aml-ffactor wedi’u gosod ar gyfrifon yr holl staff a chanddynt fynediad at unrhyw ddata personol sy’n cael ei gadw’n electronig. Bydd ffeiliau papur yn cael eu storio mewn mannau diogel lle mae mynediad wedi’i reoli.  

 

Bydd unrhyw ddogfennau sy’n cael eu rhannu â phartneriaid Mentora ITM ac sy’n cynnwys data a all gael eu defnyddio i adnabod unigolyn, wedi’u diogelu â chyfrinair. Bydd y cyfrinair yn cael ei rannu mewn e-bost ar wahân i’r ddogfen sy’n cynnwys y data. Bydd ysgolion yn derbyn data sy’n cynnwys gwybodaeth a all gael eu defnyddio i adnabod unigolion, ond ar gyfer eu dysgwyr nhw yn unig. Bydd y data yma’n cael eu rhannu gyda’r athro cyswllt er mwyn pennu pa ddysgwyr ddylai ymgysylltu â’r rhaglenni sydd ar gael. Bydd yr holl ddata arall yn hollol anhysbys a does dim data arall a all gael eu defnyddio i adnabod unigolion yn cael eu rhannu â phartneriaid.  

 

  1. Eich hawliau diogelu data

O dan deddfwriaeth diogelu data, mae rhai hawliau gyda chi sy’n ymwneud â’ch data personol. Efallai bydd rhai o’r rhain yn gyfyngedig, yn dibynnol ar yr amgylchiadau. Mae gwybodaeth am hyn ar gael ar wefan Prifysgol Caerdydd: Eich hawliau diogelu data – Prifysgol Caerdydd. 

 

Yn y lle cyntaf, dylech chi e-bostio Lucy Jenkins (jenkinsl27@cardiff.ac.uk)  gyda’ch cais: 

  • i gael eich data personol wedi’u cywiro, os yw’n anghywir neu’n anghyflawn 
  • i gyfyngu ar sut rydyn ni’n prosesu’ch data personol  
  • i dynnu cydsyniad yn ôl at ddibenion marchnata uniongyrchol.

 

  1. Tynnu cydsyniad yn ôl a’r hawl y wneud cwyn

Pan fyddwn yn prosesu eich data personol gyda’ch cydsyniad, mae gennych yr hawl i dynnu’r cydsyniad hwnnw yn ôl drwy e-bostio Lucy Jenkins (jenkinsl27@cardiff.ac.uk).  

 

Os na fyddwch yn hapus â’r ffordd rydyn ni’n defnyddio’ch data personol, rhowch wybod i ni drwy gysylltu â Lucy Jenkins (jenkinsl27@cardiff.ac.uk) yn y lle cyntaf. Os byddwch chi’n parhau i fod yn anfodlon, cysylltwch â DPO Prifysgol Caerdydd  inforequest@caerdydd.ac.uk a nodi enw’r prosiect hwn. Fel arall, mae gennych yr hawl i roi gwybod i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) am unrhyw bryderon trwy fynd i’w gwefan https://ico.org.uk/concerns/.  

 

  1. Diweddarwyd Diwethaf

Efallai y bydd angen i ni ddiweddaru’r hysbysiad preifatrwydd hwn o bryd i’w gilydd, felly argymhellwn eich bod yn adolygu’r wybodaeth hon bob hyn a hyn. Diweddarwyd y fersiwn hon ddiwethaf ar 1 Medi 2023. 

 

11. Gwybodaeth Gysylltu

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am sut bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei defnyddio, cysylltwch â Lucy Jenkins, Cyfarwyddwr Prosiect, Jenkinsl27@cardiff.ac.uk.